Setor de informática dá orientações sobre e-mail
08/08/2001
O uso do e-mail é hoje cada vez mais difundido e os técnicos em informática do MDIC recomendam que, ao escrevermos nossas mensagens, pensemos em nossos destinatários, que podem receber dezenas de mensagens por dia.O desafio não é apenas respondê-las, mas facilitar a leitura e a resposta das mensagens. Ou seja, precisa-se pensar não apenas no conteúdo do que escrevemos, mas também no que o destinatário vai ler.
Assunto - Use uma linha de assunto específica que tenha significado real. Assim como um livro precisa de título, uma mensagem de e-mail precisa de uma linha de assunto. "Oi" pode ser o bastante quando você escreve para sua mãe, mas para a maioria das pessoas é irritante. Oi o quê? Oi quem, como?
Aproveite a linha de assunto para informar ao destinatário de que se trata a mensagem - uma apresentação, uma oportunidade ou o que quer que seja. Se for sobre nada, talvez não devesse enviar a mensagem. Se houver uma data envolvida, coloque-a na linha de assunto. Isso ajudará a indicar o nível correto de precisão e urgência. Se houver um local envolvido, cite-o também.
Comunique ao destinatário o que você quer. Depois de dizer qual o assunto da mensagem, diga o que você quer que seja feito. O mais aconselhável é ser o mais específico possível.
Mensagens - Guarde o histórico das mensagens. A maioria das ferramentas de correio eletrônico salva e inclui automaticamente o texto da mensagem que você está respondendo, mas algumas não o fazem. Para saber se a sua é assim, encaminhe uma mensagem para você mesmo, veja como fica, e como está sendo enviada.
